-
Відкриті торги з особливостями
-
Однолотова
-
КЕП
Послуги з постачання та впровадження системи електронного документообігу
Завершена
6 400 000.00
UAH з ПДВ
мін. крок: 1% або 64 000.00 UAH
мін. крок: 1% або 64 000.00 UAH
Номер:
99ce137868434b67b3c514c40a522de4
Ідентифікатор моніторингу:
UA-M-2024-02-02-000017
Дата прийняття рішення про проведення моніторингу:
01.02.2024 00:00
Період моніторингу:
02.02.2024 14:20 - 24.02.2024 00:00
Статус:
Порушення виявлені
Опис:
ДЕРЖАВНА АУДИТОРСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ
ЗАХІДНИЙ ОФІС ДЕРЖАУДИТСЛУЖБИ
УПРАВЛІННЯ ЗАХІДНОГО ОФІСУ ДЕРЖАУДИТСЛУЖБИ
У ВОЛИНСЬКІЙ ОБЛАСТІ
НАКАЗ
01.02.2024 № 6-з
Луцьк
Про початок моніторингу
процедур закупівель
Відповідно до частини другої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», підпункту 12 пункту 4 Положення про Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області, затвердженого наказом Західного офісу Держаудитслужби від 22.02.2022 №113.
НАКАЗУЮ:
1. Розпочати моніторинг процедури закупівель відповідно до переліку, що додається.
2. Відділу контролю у сфері закупівель забезпечити проведення моніторингу процедур закупівель, зазначених у пункті 1 цього наказу.
В.о. начальника Віталій БОНДАР
Додаток №1
до наказу Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області
від 01.02.2024 № 6-з
Перелік процедур закупівель для моніторингу Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області.
Оголошення про проведення процедури закупівлі та/або повідомлення про намір укласти договір на веб-порталі Уповноваженого органу, унікальний номер та дата оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу: UA-2023-11-23-016209-a від 23.11.2023. Опис підстав для здійснення моніторингу закупівлі - виявлені органом державного фінансового контролю ознаки порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель в інформації, оприлюдненій в електронній системі закупівель.
Етапи закупівельного процесу:
- Планування закупівлі та оприлюднення інформації про її проведення
- Розкриття тендерних пропозицій, їх розгляд та оцінка
- Укладання та виконання договору про закупівлю (прийняття рішення про відміну торгів)
Підстави для прийняття рішення про початок моніторингу:
- Виявлені органом державного фінансового контролю ознаки порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель в інформації, оприлюдненій в електронній системі закупівель
Детальніше
Висновок про результати моніторингу
Статус порушень:
Виявлені
Тип порушень:
- Тендерна документація складена не у відповідності до вимог закону
Висновок про наявність або відсутність порушень законодавства:
За результатами аналізу питання визначення відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Особливостей встановлено порушення вимог пункту 8 частини другої статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей, абзацу першого частини третьої статті 22 Закону та пункту 17 Особливостей.
За результатами аналізу питання визначення предмету закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі, розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації, документів у випадках передбачених Законом – порушень не встановлено.
Зобов’язанння щодо усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель:
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області зобов’язує здійснити заходи щодо не допущення у подальшому виявлених порушень (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо), та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття заходів.
Інформація про результати моніторингу закупівлі у розрізі стадій проведення процедури закупівлі:
Дата закінчення моніторингу: 12 лютого 2024 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмету закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі та її розміщення, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 (далі – Особливості), розгляду тендерних пропозицій; своєчасності укладення та оприлюднення договору про закупівлю, підстав внесення змін до договору та своєчасність їх оприлюднення; відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації, документів у випадках передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Управління цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Закарпатської обласної державної адміністрації (далі – Замовник) на 2023 рік; оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями; тендерну документацію, затверджену протоколом уповноваженої особи Замовника від 23.11.2023 № 10, (далі – тендерна документація); тендерну пропозицію учасника товариства з обмеженою відповідальністю «Інтекресі Бейз»; протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою Замовника від 05.12.2023 № 11, повідомлення про намір укласти договір від 05.12.2023; договір про закупівлю від 12.12.2023 № 1-СЕД на суму 6 399 740,00 гривень.
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Особливостей встановлено, що на виконання норм пунктів 3 та 28 Особливостей Замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням Особливостей, та формують тендерну документацію відповідно до вимог статті 22 Закону, зокрема з урахуванням пункту 8 частини другої статті 22 Закону, а саме: тендерна документація повинна містити проект договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов. Вичерпний перелік істотних умов договору про закупівлю затверджено пунктом 19 Особливостей.
При цьому зміна істотних умов договору про закупівлю може здійснюватися у випадках та порядку, що були передбачені проектом договору та договором про закупівлю з урахуванням Особливостей.
Однак, розділ 10 «Строк дії договору, умови зміни, доповнення і розірвання» проєкту Договору (Додаток 3 до тендерної документація) Замовником не містить порядку змін істотних умов договору.
Тобто, Замовником розроблено та затверджено проєкт Договору Додаток 3 тендерної документації без врахування чинних норм пункту 19 Особливостей, чим порушено вимоги пункту 8 частини другої статті 22 Закону.
Крім того, на виконання пункту 17 Особливостей Договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 Особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин другої - п’ятої, сьомої - дев’ятої статті 41 Закону та Особливостей.
Проте, Замовником розроблено та затверджено пункт 4 розділу 6 тендерної документації наступного змісту: «Договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин третьої – п’ятої, сьомої – дев’ятої статті 41 Закону, та Особливостей*.» без врахування змін, внесених постановою Кабінету Міністрів України від 12.05.2023 № 471, а саме Замовником затверджено норму, що Договір про закупівлю укладається з врахуванням положень статті 41 Закону, крім частин третьої – п’ятої статті 41 Закону, а необхідно було затвердити чинну норму – крім частин другої - п’ятої статті 41 Закону.
Таким чином, Замовником розроблено та затверджено тендерну документацію без врахування чинних норм Закону та Особливостей, чим порушено вимоги пункту 8 частини другої статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей, абзацу першого частини третьої статті 22 Закону та пункту 17 Особливостей.
Період усунення порушень:
12.02.2024 17:12 - 27.02.2024 00:00
Дата публікації висновку:
12.02.2024 17:12
Інформація про усунення порушення
Опис звіту:
Відповідно до абзацу 4 пункту 28 постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України "Про публічні закупівлі", на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», якщо замовник не зазначив про прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, та/або не зазначив прийнятний відсоток перевищення, або відсоток перевищення є більшим, ніж зазначений замовником в тендерній документації, то замовник відхиляє таку тендерну пропозицію відповідно до абзацу четвертого підпункту 2 пункту 44 цих особливостей. У тендерній документації на закупівлю «Послуги з постачання та впровадження системи електронного документообігу», затвердженій рішенням уповноваженої особи від 23.11.2023 №10, у підпункті 2 «Тендерна пропозиція» пункту 3 «Відхилення тендерних пропозицій» розділу 5 «Оцінка тендерної пропозиції» вказано, що замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли пропозиція: «є такою, ціна якої перевищує очікувану вартість предмета закупівлі, визначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, якщо замовник у тендерній документації не зазначив про прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, та/або не зазначив прийнятний відсоток перевищення або відсоток перевищення є більшим, ніж зазначений замовником в тендерній документації».
Відповідно до наказу від 14.02.2024 р. №4-а «Про зобов’язання пройти навчання / курси підвищення кваліфікації з публічних закупівель» було прийнято рішення про направлення уповноваженої особи з публічних закупівель на навчання / курси з публічних закупівель з метою покращення знань та підвищення кваліфікації.
Окрім цього, було проведено роз’яснювальну роботу, метою якої було недопущення будь-яких порушень у сфері публічних закупівель у майбутньому. Зокрема, необхідності в проєкті договору (додатку до тендерної документації) вказувати деталізовано порядок зміни істотних умов договору відповідно до пункту 19 Особливостей, так як у пункті 10.4. договору зазначено: «Умови даного Договору можуть бути змінені та/або доповнені за взаємною згодою Сторін шляхом оформлення додаткової угоди в двох примірниках, яка підписується уповноваженими представниками Сторін та скріплюється печатками (за наявності печатки)», пункті 2.3 договору зазначено: «Ціна цього Договору може бути зменшена за взаємною згодою сторін. Обсяги закупівлі Послуг можуть бути зменшені від залежно від реальної суми виділених Замовнику бюджетних асигнувань шляхом укладення додаткової угоди».
Також було наголошено про важливі аспекти роботи уповноваженої особи з публічних закупівель, а саме:
- необхідність постійного моніторингу змін у законодавстві у сфері публічних закупівель (враховуючи дуже часті зміни законодавства),
- формування тендерної документації, її редагування та опублікування,
- відповідність змісту тендерної документації нормам законодавства тощо.
Дата публікації звіту:
14.02.2024 11:43
Запити/Пояснення
Номер:
70310e73aa55459bbcbc5987fb0ef8b6
Назва:
Запит про надання пояснень
Дата опублікування:
05.02.2024 16:38
Дата до якої повинна бути надана відповідь:
09.02.2024 00:00
Опис:
У межах проведення моніторингу процедури публічної закупівлі Послуги з постачання та впровадження системи електронного документообігу (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-11-23-016209-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178, частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області, затвердженого наказом Західного офісу Держаудитслужби від 22.02.2022 №113, постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів):
Яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість?
Надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів) на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами).
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Повідомляємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема, за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
Номер:
fbb8e21ad6ad4280969601567e21d715
Назва:
Пояснення
Дата опублікування:
06.02.2024 15:31
Опис:
Замовником визначені загальні вимоги, принципи та критерії, які мають бути безумовно забезпечені та дотримані стосовно предмету закупівлі, повний перелік яких міститься в інформації про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі (Додаток №2 до тендерної документації). Варто зазначити, що Замовник самостійно визначає зміст та вимоги до предмета закупівлі, де основний критерій – потреби користувачів системи електронного документообігу. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі розміщено на сайті Закарпатської обласної державної адміністрації - Закарпатської обласної військової адміністрації за наступним посиланням: https://carpathia.gov.ua/storage/app/sites/21/SPODA/digital/UA-2023-11-23-016209-a.pdf.
Метою впровадження системи електронного документообігу є автоматизація процесів підготовки та опрацювання внутрішніх та зовнішніх електронних документів засобами СЕД для автоматизації процесів опрацювання електронних документів, що сприятиме досягненню таких цілей: запровадження єдиної централізованої системи електронного документообігу з автоматизацією безпаперового документообігу в підприємствах, установах, організаціях, у тому числі державних та комунальних, органах місцевого самоврядування в Закарпатській області; перехід до виключно електронної взаємодії органів державної влади та місцевого самоврядування; забезпечення ефективної взаємодії органів управління; автоматизація ділових процесів; забезпечення контролю над діловими процесами; надійне зберігання та захист інформації у єдиній базі даних; дотримання нормативних і законодавчих актів щодо організації документообігу, електронного документообігу.
Розрахунок очікуваної вартості зазначених послуг було складено з урахуванням рекомендацій та здійснювалося шляхом запиту цінових пропозицій, збору та аналізу загальнодоступної інформації про ціни ліцензій на право використання програмного продукту електронного документообігу та впровадження електронного документообігу, що містяться в мережі Інтернет у відкритому доступі, на спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, в електронній системі закупівель «Прозоро» тощо.
Закупівля ліцензій на використання Програмного продукту (комп’ютерної програми) планувалася на очікувану вартість відповідно до орієнтовної кількості ліцензій, на які мали бути передані кошти від територіальних громад до обласного бюджету (інші субвенції з місцевого бюджету). Кожному виконавчому органу місцевих рад територіальних громад було направлено лист про виділення коштів на придбання ліцензій та надання інформації щодо кількості робочих місць, яким потрібен електронний документообіг.
Номер:
70788d79a10e4bd19933f2b33e04bafb
Назва:
Запит про надання пояснень
Дата опублікування:
06.02.2024 10:27
Дата до якої повинна бути надана відповідь:
10.02.2024 00:00
Опис:
У межах проведення моніторингу процедури публічної закупівлі Послуги з постачання та впровадження системи електронного документообігу (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-11-23-016209-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178, частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області, затвердженого наказом Західного офісу Держаудитслужби від 22.02.2022 №113, постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів):
Замовником в електронній системі закупівель оприлюднено Договір від 12.12.2023 №1-СЕД та додаткові угоди від 13.12.2023 №1 та від 25.12.2023 №2.
Замовнику надати пояснення та документальне підтвердження виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили продовження строку дії договору про закупівлю та/або строку виконання зобов’язань щодо надання послуг.
Крім того, Замовнику надати пояснення та документальне підтвердження виконання станом на дату запиту товариством з обмеженою відповідальністю «Інтекресі Бейз» Договору від 12.12.2023 №1-СЕД (зі змінами).
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Повідомляємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема, за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
Номер:
be5aede40f69438eac56753078084b91
Назва:
Пояснення
Дата опублікування:
07.02.2024 16:40
Опис:
Закупівля ліцензій на право використання Програмного продукту (комп’ютерної програми) для системи електронного документообігу планувалася та здійснювалася за кошти органів місцевого самоврядування, які були передані до обласного бюджету (інші субвенції з місцевого бюджету). Кошти до обласного бюджету перераховувалися по мірі прийняття рішень місцевими радами територіальних громад про виділення коштів на ці цілі.
Довідки про зміни кошторису формувалися відповідно після прийняття рішень сесій.
Станом на 13 грудня 2023 року на закупівлю послуг з постачання та впровадження системи електронного документообігу Управлінню цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Закарпатської обласної державної адміністрації були виділені кошторисні призначення за коштами місцевого (обласного бюджету) в сумі 4000000,00 грн., за іншими субвенціями з місцевого бюджету - 1369000,00 грн., але враховуючи, що вартість однієї ліцензії згідно укладеного договору становила 3000,00 грн., а коштів від окремих територіальних громад було виділено більше, тому мали бути повернуті до обласного бюджету кошти в сумі 4000,00 грн., в тому числі:
- кошти бюджету Берегівської міської територіальної громади – 1000,0 грн.,
- кошти бюджету Костринської сільської територіальної громади – 2000,0 грн.,
- кошти бюджету Пийтерфолвівської сільської територіальної громади – 1000,0 грн.
Було прийнято рішення про укладення додаткової угоди на продовження дії договору до 31.12.2024 року, так як були листи від виконавчих органів місцевих рад територіальних громад, що кошти на придбання ліцензій на використання Програмного продукту (комп’ютерної програми) для системи електронного документообігу будуть передбачені у 2024 році, а також через те, що деякі громади на момент укладення договору ще не прийняли рішення про виділення коштів на ці цілі.
22 грудня 2023 року довідкою про зміни кошторису (сканована копія додається) було виділено 309000,00 грн. (30000,00 грн. – Горінчівська сільська рада, 60000,00 грн. – Жденіївська селищна рада, 60000,00 – Воловецька селищна рада, 45000,00 – Кольчинська селищна рада, 54000,00 грн. – Дубівська селищна рада, 60000,00 грн. – Кам’янська сільська рада), тому було укладено додаткову угоду №2 від 25.12.2023 року до договору №1-СЕД від 12.12.2023 року.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Інтекресі Бейз» за етапами 1 «Постачання програмного продукту (комп’ютерної програми) «Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів «Megapolis.DocNet», 1.1 «Постачання програмного продукту (комп’ютерної програми) «Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів «Megapolis.DocNet», етапом 2 «Послуги з впровадження Програмного продукту» виконало свої зобов’язання перед Замовником, що підтверджується актами приймання- передачі Програмного продукту та наданих послуг, згідно з Додатком 1 «КАЛЕНДАРНИЙ ПЛАН» додаткової угоди №2 від 25.12.2023 року договору №1-СЕД від 12.12.2023 року на послуги з постачання та впровадження системи електронного документообігу.
У 2024 році планується придбати 242 ліцензії на право використання комп’ютерної програми «Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів Megapolis.DocNet» за етапом 1.2 Додатку 1 «КАЛЕНДАРНИЙ ПЛАН» додаткової угоди №2 від 25.12.2023 року договору №1-СЕД від 12.12.2023 року для органів місцевого самоврядування по мірі прийняття рішень місцевими радами територіальних громад про виділення коштів на ці цілі. На сьогоднішній день коштів ще не виділено.