Послуги архівів

Послуги архівів Технічні вимоги щодо надання архівних послуг та вимоги до кваліфікації учасників Виконавець послуг: Послуги надають спеціалізовані фахівці з відповідною освітою та досвідом роботи з документами Національного архівного фонду (далі НАФ). Досвід та якість робіт з документами НАФ повинно бути підтверджено рекомендацією Державного архіву м. Києва. Замовник залишає за собою право запросити від учасника інші документи. які можуть бути необхідними для уточнення/підтвердження кваліфікаційних вимог до учасника. Зміст та склад науково-технічного впорядкування документів. Початковим етапом науково-технічного впорядкування документів є визначення науково-практичної цінності документів установи шляхом проведення експертизи цінності документів. Експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із зазначенням строків їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Укрдержархіву. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів (справ) за такими чотирма групами: 1.постійного зберігання; 2.тривалого (понад 10 років) зберігання; 3.тимчасового зберігання (до 10 років включно); 3.ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання. Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ установи, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ. За результатами експертизи цінності документів до архівного зберігання готуються справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, та здійснюються такі роботи: 1) формування та оформлення справ; 2) складання описів, передмов до них та історичної довідки фонду; 3) складання акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. 4) погодження описів, історичної довідки та акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Формування та оформлення справ. Формування справ відбувається відповідно до архівних вимог. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, здебільшого, до особових справ звільнених працівників. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за певною формою, що містить такі відомості: ПІБ працівника, номери аркушів справи на яких знаходиться особова справа працівника. Оправлення справ: документи, що містяться у справі, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками; справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку з картону. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів; на справі проставляються відповідні штампи та від руки вписується змінна інформація (назва установи, назва структурних підрозділів, в яких створюються документи постійного строку зберігання, заголовки справ, крайні дати справ, кількість аркушів у справі, архівні шифри (номер архівного фонду, опису та справи); написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Політурні роботи повинні проводиться на території адміністрації, без виносу справ за межи. Складання описів, передмов до них та історичної довідки фонду. На документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) складаються відповідні описи справ. Описи справ постійного зберігання складаються за хронологічно-структурною ознакою, тобто, справи фонду групуються за роками, а в межах кожного року – за структурними підрозділами. Описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ). До кожного опису справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, що є елементом довідкового апарату до опису справ. Також складається історична довідка (або доповнення до історичної довідки) до фонду установи. Історична довідка – документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним. Під час складання історичної довідки використовують інформацію, що міститься в передмові до річних розділів опису. Історична довідка складається із трьох частин: історії фондоутворювача, історії фонду, характеристики документів фонду. В історичній довідці обов’язкові посилання на архівні документи (із зазначенням номерів фонду, опису, справи, аркушів). Посилання розташовують у нижній частині відповідних аркушів під основним текстом. 3. Складання акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. 4. Погодження описів, історичної довідки та акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Після складання описів, передмов до них, історичної довідки, акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ та схвалення їх експертною комісією установи (про що готується протокол засідання експертної комісії) здійснюється їх погодження експертно-перевірною комісією Державного архіву м. Києва. Після цих дій надаються оформлені належним чином описи, історична довідка, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Строки надання архівних послуг: лютий – березень 2018року Передбачувані обсяги наданих послуг: за період з 2002-2017роки. З кадрових питань (особового складу) та документів тривалого зберігання (понад 10 років) – 124 справ Проведення експертизи цінностей –200-250 справ за період з 2002-2017рік. Примітка: Виконавець обов’язково надає план – калькуляцію на проведення робіт з експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів. Підстава для складання кошторису визначена державними нормативно-правовими актами. Документи, які повинен надати учасник для підтвердження того, що він здійснює господарську діяльність відповідно до чинного законодавства - копія виписки (свідоцтва) з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, або витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців; - копія довідки про включення до ЄДРПОУ (для юридичних осіб); - копія довідки про взяття на облік платника податку; - копія свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість або копія свідоцтва про право сплати єдиного податку; - копія довідки про присвоєння ідентифікаційного коду (для фізичних осіб); Голова ТК Шатохіна Г.В.