Консультаційні послуги щодо діагностування та покращення корпоративного управління та нормативно-правової і законодавчої бази ПАТ «Укрзалізниця»

Згідно з п. 1.1. розділу 1 Додатку №2 до Тендерної документації, наявність працівників відповідної кваліфікації підтверджується довідкою про персонал, яка містить інформацію про: - фахівців, з якими укладений трудовий договір; - фахівців, що надають відповідні послуги за цивільно-правовими договорами Учаснику. Водночас, згідно з п. 2.3. розділу 2 Додатку №2 до Тендерної документації Учасник має надати довідку «про можливість залучення Учасником закордонних фахівців», а у п. 2.4. зазначено, що до досвіду Учасника також прирівнюється досвід інших компаній групи Учасника. З огляду на викладене, пропонуємо доповнити п. 1.1. розділу 1 Додатку №2 до Тендерної документації посиланням на можливість Учасника вказати серед фахівців, які входять до персоналу Учасника, фахівців інших компаній групи Учасника (тобто афілійованих компаній, та/або компаній, що здійснюють діяльність під однією з Учасником торгівельною маркою/франшизою на відповідному ринку послуг), з якими укладений трудовий договір відповідною компанією або які надають відповідній компанії послуги за цивільно-правовими договорами.

Пропонуємо видалити підрозділ «Конфіденційність» розділу 6 Технічного завдання оскільки: а) питання конфіденційності врегульовані положеннями розділу 10 Договору; б) Технічне завдання апріорі не може бути конфіденційним, оскільки його зміст вже опублікований у відкритих джерелах.

Вчасне виконання проекту напряму залежить від того, коли Виконавець отримає необхідну інформацію від Замовника. На дату укладення договору існує ризик того, що інформація у необхідному та достатньому обсязі надана не буде. З огляду на це, з метою недопущення можливих порушень строків надання послуг Виконавцем пропонуємо внести зміни у розділ 6 ТЗ та викласти його абзац другий таким чином: «Початок реалізації Проекту – дата підписання договору та надання Виконавцю необхідної інформації, визначеної Технічним завданням».

В розділі "Діагностування" п. 3.1 Технічного завдання зазначено, що "Консультанти з законодавства повинні скласти звіт (…) з детальним описом (…) пропонованих змін у корпоративній документації, необхідних для приведення її у відповідність до вищезазначених стандартів і досягнення Цільової корпоративної структури". Чи правильно ми розуміємо, що у цій частині Технічного завдання йдеться про опис пропонованих змін у корпоративній документації УЗ, без пропозицій щодо змін у корпоративній документації дочірніх/залежних підприємств Компанії? Якщо це розуміння правильне, пропонуємо внести відповідне уточнення в цю частину Технічного завдання.

Чи правильно ми розуміємо, що проекти корпоративних документів в межах розділу "Опис пропонованої реформи законодавчої та нормативно-правової бази з проектом змін" п. 3.1 Технічного завдання розроблятимуться для Компанії, без розроблення корпоративних документів чи змін до них для дочірніх/залежних підприємств УЗ? Якщо це розуміння правильне, пропонуємо внести відповідне уточнення в цю частину Технічного завдання.

В Технічному завданні зазначено, що рекомендації консультантів, діагностування, ПДКУ та Цільова корпоративна структура "мають бути застосовними до Компанії, її філій та відокремлених підрозділів, а також її залежних та дочірніх підприємств (господарських товариств, корпоративні права в яких належать Компанії)" (абз. 4 п. 3.1, абз. 4 п. 3.2 Технічного завдання). Чи правильно ми розуміємо, що "залежні та дочірні підприємства" для цілей Технічного завдання означають господарські товариства, у статутному капіталі яких 100 відсотків акцій (часток) належать УЗ? Якщо це розуміння правильне, пропонуємо уточнити в Технічному завданні, що обсяг аналізу відповідних питань корпоративного управління стосовно "залежних та дочірніх підприємств" Компанії (як в частині Діагностування законодавства, так і щодо Діагностування корпоративного управління) обмежуватиметься господарськими товариствами, у статутному капіталі яких 100 відсотків акцій (часток) належать УЗ.

Відповідно до абз. 1 п. 3.1. розділу 3 Технічного завдання: «В рамках цього Проекту Консультанти з законодавства повинні надавати УЗ, КМУ (як органу управління ) та іншим центральним органам виконавчої влади, що відповідають за законодавство, що підлягає розгляду, цільову консультаційну допомогу, спрямовану на покращення корпоративного управління в УЗ». Водночас, формулювання «та іншим центральним органам виконавчої влади» є занадто широким, що зумовлює ризик поширення конфіденційної інформації Сторін та Результатів послуг без належного рівня захисту, що може призвести до розповсюдження такої інформації серед необмеженого кола третіх осіб. З огляду на це, а також з метою ефективної співпраці в рамках проекту, є пропозиція звузити коло зацікавлених у проекті осіб (стейкхолдерів) до Кабінету Міністрів України, Міністерства інфраструктури України (як основних центральних органів виконавчої влади, що відповідають за релевантне законодавство) а також Європейського банку реконструкції та розвитку. Також пропонуємо доповнити пп. (ііі) п. 10.4. згадкою про те, що Виконавець має право без згоди Замовника розкривати конфіденційну інформацію стейкхолдерам (КМУ, МІУ, ЄБРР), з огляду на участь вказаних осіб у процесі обговорення та виконання проекту.

У п. 10.4 (ііі) існує необхідність у виправленні технічної помилки (зміни посилання на п. 9.1. на п. 10.1.): «(ііі) або якщо така конфіденційна інформація підпадає під перелік відомостей, визначених у п.10.1. цього Договору».

Результати надання послуг будуть підготовлені значною мірою на основі інформації, наданої Замовником. У свою чергу, відповідно до п. 10.1. Договору конфіденційна інформація може міститися в листах, звітах, аналітичних матеріалах, результатах досліджень, схемах, графіках, специфікаціях та інших документах, оформлених як на паперових, так і на електронних носіях. Таким чином, є необхідність у окремому врегулюванні у договорі питання поширення Результатів послуг серед третіх осіб, з метою нерозголошення конфіденційної інформації Сторін невизначеним третім особам. Пропонуємо доповнити Договір пунктами 10.2.1.-10.2.3. наступного змісту: «10.2.1. Результати Послуг призначені виключно для внутрішнього використання Замовником, включаючи радою директорів Замовника, комітетом з аудиту Замовника чи аудиторами Замовника, які проводять обов’язковий аудит. Замовник не має права розкривати Результати Послуг (або будь-яку їх частину, у тому числі витяги з Результатів) третім особам (включаючи афілійованим особам Замовника) або посилатись на Виконавця чи будь-яку афілійовану особу Виконавця у зв’язку з Послугами, за винятком надання Результатів: 1) професійним консультантам Замовника, яким необхідно знати зміст Результатів з метою надання консультацій Замовнику, і які або мають зобов’язання перед Замовником стосовно конфіденційності, або погодились дотримуватись умов цього Договору стосовно обмежень щодо використання Результатів, і які можуть використовувати Результати виключно з метою надання Замовнику консультацій, що стосуються Послуг, 2) в межах та для цілей, що вимагаються законом (про що Замовник негайно повідомить Виконавця в тій мірі, у якій Замовнику дозволено це робити), 3) іншим особам (включаючи афілійованим особам Замовника) за умови отримання попередньої письмової згоди Виконавця і підписання ними Листа про доступ до результатів надання Послуг. Такі особи можуть використовувати Звіт виключно в порядку, визначеному у такому Листі про доступ до результатів надання Послуг, або Якщо Замовнику дозволено розкрити Результати (або їх частину), Замовник не має права їх змінювати, редагувати або яким-небудь іншим чином змінювати редакцію Результатів, які Виконавець надав Замовнику. Для цілей цього Договору «афілійована особа» будь-якої особи означає юридичну або фізичну особу, яка контролює таку особу, контролюється нею або знаходиться з нею під спільним контролем, при цьому під «контролем» розуміється можливість визначати політику або операційну діяльність особи, обумовлена наявністю договору, прав власності на частку в капіталі або іншими обставинами. 10.2.2. Замовник має право передавати третім особам копії Результатів надання Послуг на паперовому носії тільки при дотриманні таких умов: (а) отримання попередньої письмової згоди на це від Виконавця; і (б) підписання такою третьою особою – одержувачем Результатів надання послуг адресованого Виконавцеві листа про одержання третіми особами доступу до Результатів надання Послуг у форматі, запропонованому Виконавцем. Ця вимога не розповсюджується на випадки, коли передача третім особам Результатів надання Послуг обумовлена вимогами законодавства України. У разі такої обов'язкової передачі Замовник зобов’язаний письмово повідомити Виконавця про таке розкриття інформації одразу як тільки це стане практично можливим 10.2.3. Незважаючи на положення пунктів 10.2.1.-10.2.2. вище, Замовник має право надати Результати послуг для ознайомлення без згоди Виконавця Кабінету Міністрів України, Міністерству інфраструктури України, Європейському банку реконструкції та розвитку, за умови дотримання вказаними особами обмежень, передбачених п. 10.2.1. цього Договору, про що такі особи будуть письмово повідомлені Замовником».

Згідно з п. (h) розділу 4 Технічного завдання: «Консультанти з законодавства та корпоративного управління повинні надавати моніторингові звіти про статус реалізації дій, розроблених Консультантами з законодавства та корпоративного управління, що включені до ПДКУ, через кожні 6 місяців після його офіційного погодження до моменту повної реалізації ПДКУ». В той же час, згідно з п. 9.1. Договору він діє лише до 31.12.2017 р. Окрім того, Договором не передбачено строк надання Фінального Моніторингового Звіту. З огляду на це пропонуємо наступні зміни до Договору та Технічного завдання: 1) у п. 9.1. змінити кінцеву дату з 31.12.2017 р. на 01.06.2019 р.; 2) (h) розділу 4 Технічного завдання викласти у наступній редакції: «Консультанти з законодавства та корпоративного управління повинні надавати моніторингові звіти про статус реалізації дій, розроблених Консультантами з законодавства та корпоративного управління, що включені до ПДКУ, через кожні 6 місяців після його офіційного погодження до 01.06.2019 р., але не більше двох звітів. Фінальний моніторинговий звіт буде наданий до 01.06.2019 р.»